OM TRANSFER SERVICE OM移転サービス

OM移転サービスとは?

オフィス移転をスムーズに進めるためのサービスです。
原状回復はもちろん新規オフィス探し、内装デザイン設計、レイアウト設計、各種設備工事をトータル的にフルサポートさせていただきます。
企業にとって大きなイベントとなるオフィス移転。それぞれの分野のプロがコスト削減、仕事の効率化を検証し、それぞれのお客様にあった提案をいたします。
最高のサービスをお約束させていただきます。

TRANSFER SCHEDULE 移転スケジュール

現在のオフィスビルでは解約予告期間が3ヶ月~6ヶ月の契約書を使用しているため、解約予告期間を考慮したスケジュールを組むようにします。

6ヶ月前

解約予告
現入居ビルの契約書で解約予告の時期、保証金の返還時期、原状回復などを確認します。
物件選定1
情報を集めるためにも信頼のおけるビル仲介会社に依頼するのが、効率良く情報収集でき得策です。
物件選定2
候補物件が出たら、実際に見て判断します。比較検討のためにもなるべくたくさんのビルを見ることをお勧めします。
移転計画

移転の目的、動機を明確にします。それに基いてオフィスの規模・立地・設備機能・条件等を決定します。

立地条件
交通機関の利便性、取引先との距離、通勤時間・費用の増減、周囲の環境、競合他社や業界の情報収集の利便性などを検討します。
設備条件
有効面積の確認、空調システム、駐車場、スペースの使い易さ、照明システム、館内規則の確認、電気容量、電話回線、防犯・防災システム、床荷重、配線システム、ビル管理、保守サービス

5ヶ月前

契約
賃貸借契約書の内容を双方で判断し、不明な点は再度話し合い充分に理解・納得の上捺印、保証金、敷金は契約日までオーナー側で入金の確認が取れるように振り込むのが一般的です。
レイアウト
レイアウトを組む際は電気系統や照明、空調、消防法など様々な制約があるので充分に注意が必要です。
移転準備
契約終了後、移転作業の準備にかかります。まずレイアウトを決定します。現状のオフィスの問題点を踏まえ、数年先まで人員増や組織変更、情報化などを考慮し、機能的で働きやすい環境を創りましょう。
契約時に必要な物

実印、印鑑証明、会社抄本又は謄本 
予約金を入れた場合 預り証、保証金、前払い賃料、共益費

オフィスプランニング
移転の目的・狙いの確認、OA機器の導入、移転部門、人員の決定、リフレッシュコーナー等の環境整備、新オフィスの性格付け

3〜4ヶ月前

発注業務
レイアウトの決定とともに各種の発注業務が発生します。
引越業者の選定から電話、FAXの移設・新設、OA機器の移設・新設、オフィス什器の追加購入、移転挨拶状・社内印刷物等があります。
打ち合せ(業者)
業者が決定したら、レイアウト図面に沿って、打ち合せを行います。
新規購入する物、既存什器で移動する物、廃棄する物を明確にし、移転作業の手順、スケジュールを決定します。また新オフィスの下見も行っておきます。
ゾーンニングの決定
パブリックスペース(応接室、会議室、総合受付、リフレッシュコーナー、又は談話更衣室、給茶コーナー、コピーコーナー)秘書室、役員室(役員フロア) 一般執務室 発送室電算室、ディーリングルーム 倉庫、書庫 ATM、ベンダー、以上の項目については、当初の基本コンセプトに充分配慮しながら、必要なエリアを設定することが大切です。

2ヶ月前

打ち合せ(社内)
スムーズに移転に運ぶため、社内に移転プロジェクトチームを作ります。
各部署ごとに移転責任者を決め、搬出、搬入する物品、順序などを決定します。
発注
新しい電話番号等が決定したら、移転挨拶状や社内印刷物の発注をします。
移転挨拶状は取引先に2週間前位に着くように、また、名刺は移転後すぐに使えるように早めに準備しておきます。
転出
各種官公庁への届出も早めにスケジュール化しておきます。
これらの事項は、移転日が近づくにつれて、発注業務や打ち合せなどで煩雑になってくるのでリスト化し、漏れがないようにします。
発注物

移転通知、移転挨拶状、略図の作成、印章、ゴム印、名刺、封筒、伝票など帳簿類、取引銀行への届出(口座、社員給与振込)、定期乗車区間の変更、新聞の配達切り替え

1ヶ月前

移転説明会
事前に社員に移転説明会を開催し、移転作業の具体的なスケジュール、手順などを説明します。同時にセクション毎、個人毎の作業分担を明確にし、移転当日に混乱のないようにします。
梱包
移転日直前に運送業者より梱包資材が届きますのでキャビネット毎、机毎に梱包します。搬出するものには行き先、所有者が解るように統一したラベルを付け、搬入時に迷わないようにします。
OA機器
コンピューターやコピー機などは移転後の調整やテストランが必要なため、メーカーやソフト会社と充分な打ち合せが必要です。
社員の準備

机やキャビネット、ロッカーなどは中身を別にし、引き出しや扉は運搬中に開かないようにします。棚板はひとまとめにし、キャビネットの下部に置きます。実印や重要書類、個人の印鑑などの貴重品は個人で運びます。

移転当日

移転作業
移転担当者は、準備が滞りなく終了しているか、作業が進行しているか、関係者や運送会社と密に連絡を取り合い、スムーズに安全に、確実に実施することが重要です。
移転後
新旧オフィスの養生を撤去した後、ビルやエレベーター等に損傷がないか確認します。また、旧オフィスに残置物がないか確認します。旧オフィスはその後、原状回復のうえ引渡しをします。
移転後
移転終了後、ビルやエレベーター、搬入した什器備品類に損傷がないか確認します。開梱したダンボールの回収には、運送業者との事前の打ち合せが必要です。

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